在鹤壁市，一个勘察设计项目竣工后，及时、规范地整理和归档业绩资料，是企业未来申请资质升级或延续的决定性准备工作。住建部门对申报的“代表工程业绩”审查极为严格，要求材料真实、完整、可追溯。以下是为资质升级准备而进行业绩资料整理与归档的详细指南：
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### 一、 整理与归档的核心原则
1. **真实性**：所有材料必须真实有效，严禁伪造。
2. **完整性**：形成完整的证据链，覆盖项目全周期。
3. **一致性**：所有文件中的单位名称、项目名称、人员信息、数据（如规模、金额）必须完全一致。
4. **清晰性**：扫描件清晰可读，关键信息（如公章、签名、金额）无遮挡。
5. **时效性**：项目竣工后**1个月内**完成资料归档。
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### 二、 必须归档的关键资料清单（按逻辑顺序）
#### **第一阶段：项目启动与合同签订**
1. **立项/批复文件**：
* 项目建议书批复、可行性研究报告批复、规划许可证等。
* **作用**：证明项目合法存在。
2. **勘察/设计合同**：
* 与建设单位签订的正式合同。
* **关键信息**：项目名称、地点（鹤壁市XX区）、规模、合同金额、设计范围、双方单位全称（与资质证书一致）、盖章齐全。
#### **第二阶段：设计实施与成果交付**
3. **加盖印章的设计成果文件**：
* **全套施工图图纸**：必须加盖企业的**出图专用章**。
* **注册执业人员签章**：建筑、结构、设备等专业图纸上，必须有相应注册工程师的**执业印章**和**亲笔签名**。
* **设计说明书、计算书**：作为技术支撑文件。
* **作用**：直接体现企业的技术能力和工作成果。
#### **第三阶段：政府监管与合规证明**
4. **施工图审查合格文件**：
* 《**施工图设计文件审查合格书**》。
* 由鹤壁市认可的审图机构出具，明确注明设计单位为本企业。
* **这是证明项目在本地合规实施的最关键文件之一**。
#### **第四阶段：项目完工与财务闭环**
5. **项目竣工验收文件**：
* 《**建设工程竣工验收报告**》或《竣工验收备案表》。
* 设计单位栏必须有**企业公章**和**项目负责人签字**。
* **作用**：证明项目已按设计建成，设计工作圆满完成。
6. **发票及财务凭证**：
* 开具给建设单位的**设计费发票**（增值税发票）。
* 对应的**银行进账单**或回单。
* **作用**：证明合同实际履行，资金往来真实。
#### **第五阶段：补充与佐证材料**
7. **项目现场照片**：
* 包含项目不同阶段的照片（如基础施工、主体封顶、竣工效果），建议添加水印（时间、地点、项目名）。
8. **获奖证书（如有）**：
* 如获得省、市级优秀勘察设计奖，是业绩质量的加分项。
9. **业主评价或证明函（可选）**：
* 建设单位出具的书面证明，确认项目由该企业设计并满意。
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### 三、 具体的整理与归档步骤
1. **收集原件**：项目竣工后，立即向项目负责人、财务部、档案室等部门收集上述所有材料的原件。
2. **分类整理**：
* 按“**项目名称**”建立独立文件夹。
* 在项目文件夹内，再创建子文件夹，如：
* `01_合同与批复`
* `02_设计成果（图纸）`
* `03_审图文件`
* `04_竣工验收`
* `05_财务凭证`
* `06_其他材料`
3. **电子化扫描**：
* 使用高分辨率扫描仪，将所有纸质文件（尤其是合同、审图合格书、竣工报告、图纸签章页、发票）扫描成**PDF格式**。
* 确保扫描件清晰、完整、无缺角，关键印章和签名清晰可辨。
* 文件命名规范
4. **建立“代表工程业绩台账”**：
* 创建一个总表格，记录所有可用于资质申报的项目。
* 表格列包括：项目序号、项目名称、建设单位、项目地点、合同金额、建筑面积/规模、设计起止日期、主要技术负责人、是否已完成、资料存放位置（链接到电子文件夹）。
* 标注哪些项目计划用于未来的资质升级。
5. **物理存档**：
* 将所有原件按项目装订成册，放入档案盒，贴上标签。
* 存放于公司专门的档案室，确保防火、防潮、防盗。
6. **权限管理**：
* 电子档案设置访问权限，仅限管理层、总工办、资质专员等必要人员访问。
* 指定专人（如技术负责人或资质主管）负责管理和调用。
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### 四、 资质升级时的应用技巧
* **选择代表性项目**：资质标准，选择**规模、投资额、技术复杂度**符合要求的项目作为“代表工程业绩”。
* **提前预审**：在正式申报前，内部模拟审查，检查材料是否齐全、逻辑是否自洽。
* **突出亮点**：对于技术难度大、获奖的项目，在申报材料中重点说明。
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**总结**：竣工项目的业绩资料整理不是简单的“收文件”，而是一项系统性的**证据链构建工程**。鹤壁市勘察设计企业必须以“迎接最严格审查”的标准来对待每一项竣工项目，确保“**合同、审图、竣工、图纸、发票**”五大核心材料齐全且相互印证。通过规范的电子化归档和台账管理，企业才能在资质升级的关键时刻，迅速拿出经得起检验的硬核业绩，赢得发展先机。