整理和保存鹤壁企业承装（修、试）电力设施项目的中标通知书、合同和验收报告，是企业资质管理、业绩认定和应对监管检查的基础工作。必须做到**真实、完整、规范、可追溯**。以下是系统性的操作指南：
### 一、 整理原则
1. **一项目一档**：为每一个承接的电力工程项目建立独立的档案。
2. **原件优先**：所有文件的**原件**必须妥善保管。扫描件、复印件仅作为备份或提交用途。
3. **信息完整**：确保文件上的关键信息（如项目名称、地点、金额、技术参数、签章、日期）清晰、完整、无遮挡。
4. **分类清晰**：在档案内对文件进行明确分类。
### 二、 三类核心文件的具体整理与保存要求
#### 1. 中标通知书
* **整理要求**：
* 确认文件由招标人（或招标代理机构）正式发出，加盖公章。
* 核对信息：项目名称、招标编号、中标单位（即本企业全称）、中标金额、计划工期、项目地点（鹤壁市XX区/县）、招标范围（与承装/修/试类别相符）等是否准确无误。
* **保存方法**：
* **原件**：放入项目档案袋/盒，作为核心文件单独存放，避免折叠、污损。
* **电子版**：使用扫描仪生成**高分辨率（建议300dpi）的彩色PDF文件**。文件命名建议格式：`项目名称_中标通知书_YYYYMMDD.pdf`。
* **特殊情况**：对于非招标项目（如直接发包），需保存**直接发包证明文件**或双方签署的**发包意向书/确认函**，其法律效力等同于中标通知书。
#### 2. 施工承包合同
* **整理要求**：
* **合同完整性**：收集合同的**全部页数**，包括合同协议书、通用条款、专用条款、技术标准和要求、工程量清单、图纸目录等附件。
* **关键信息核对**：
* **双方主体**：合同双方全称、法定代表人（或委托代理人）签字、单位公章是否齐全。
* **核心条款**：工程名称、地点（精确到鹤壁市）、工程承包范围（明确承装/修/试内容）、合同金额（大小写一致）、合同工期（开工日期、竣工日期）、质量标准、技术要求（如电压等级、设备参数）。
* **签章日期**：注意合同签订日期。
* **保存方法**：
* **原件**：这是最重要的法律文件，必须用文件夹或档案盒平放保存，防止折叠导致签章页损坏。可考虑使用带透明插页的档案册。
* **电子版**：
* 将合同**所有页面**按顺序扫描成一个完整的PDF文件。
* 重点确保**签字盖章页**和**工程概况页/技术参数页**的扫描质量极高。
* 文件命名建议格式：`项目名称_施工合同_YYYYMMDD.pdf`。
#### 3. 竣工验收报告/文件
* **整理要求**：
* **文件形式**：可能是《竣工验收报告》、《竣工验收证书》、《竣工验收会议纪要》等。核心是能证明工程已按要求完成并验收合格的正式文件。
* **关键要素**：
* **明确结论**：文件中必须有“验收合格”、“同意交付使用”等明确结论性意见。
* **参与方签章**：必须有**建设单位（业主）**、**设计单位**、**监理单位**和**施工单位（本企业）** 四方（或三方，视项目而定）的公章和项目负责人签字。缺少任何一方的签章都可能导致文件无效。
* **验收日期**：文件上必须有明确的竣工验收日期，这是计算“30日内备案”时限的起点。
* **工程信息**：项目名称、地点、主要完成内容、技术指标等应与合同一致。
* **保存方法**：
* **原件**：与合同同等重要，单独放入档案，平放保存。
* **电子版**：高分辨率彩色扫描，生成PDF文件。文件命名建议格式：`项目名称_竣工验收报告_YYYYMMDD.pdf`。
### 三、 系统性保存与管理流程
1. **建立档案目录**：
* 为每个项目档案建立一份**纸质和电子版的目录清单**，列出档案内所有文件的名称、页数、形成日期、存放位置等。
2. **物理保存**：
* **环境**：存放在干燥、通风、防火、防潮、防虫蛀的专用档案室或文件柜中。避免阳光直射。
* **容器**：使用标准档案盒或档案袋，外贴标签，标明项目名称、项目编号、起止日期、密级（如有）等。
* **安全**：重要档案应限制无关人员接触，必要时可上锁管理。
3. **电子化与备份**：
* **集中存储**：将所有扫描生成的PDF文件，按“年份/项目名称”建立文件夹结构，存储在公司的**服务器**或**专用电脑**上。
* **多重备份**：必须进行**异地备份**。例如：
* 本地备份：公司内部服务器。
* 异地备份：外部硬盘（定期更换存放地点）、或可靠的**云存储服务**（如阿里云OSS、腾讯云COS，注意数据安全和保密协议）。
* **版本控制**：确保电子文件版本与纸质原件一致。
4. **专人管理**：
* 指定**档案管理员**或项目资料员负责此项工作，明确其职责。
* 建立档案借阅登记制度，任何借阅都需登记、审批并按时归还。
5. **与备案联动**：
* 在整理好这三份核心文件后，应立即启动“四库一平台”的业绩备案流程（**竣工验收合格后30日内**）。
* 备案时上传的电子文件，应直接使用已整理好的、高质量的扫描件。
**总结**：
整理和保存中标通知书、合同、验收报告，绝非简单的“收起来”。鹤壁企业必须建立**标准化、制度化**的档案管理体系。坚持“**原件至上、电子备份、分类清晰、安全保管、专人负责**”的原则，确保这些关键文件在任何时候都能快速、准确地调取，为企业的资质维护、业绩申报、法律维权和应对检查提供坚实、可信的证据支持。