员工入职时，特别是接触测绘地理信息等敏感或涉密数据的岗位，必须签订保密责任书（或保密协议）**。同时，**保密培训记录需要长期保存**。
### **一、 员工入职是否必须签订保密责任书？**
必须签订。**
这不仅是行业惯例，更是国家法律法规和测绘资质管理的强制性要求。
* **法律依据**：
* 《中华人民共和国保守国家秘密法》规定，机关、单位应当与涉密人员签订保密协议，明确保密义务和责任。
* 《中华人民共和国劳动合同法》允许用人单位与劳动者在劳动合同中约定保守用人单位商业秘密和与知识产权相关的保密事项。
* 测绘资质审查中，会检查单位是否与员工签订了保密协议，作为其具备保密管理能力的证明。
* **签订对象**：
* **并非所有员工**：通常针对**可能接触或知悉国家秘密、商业秘密、核心技术、客户信息、未公开项目数据**的岗位。在测绘单位，这包括但不限于：外业测量员、内业数据处理员、GIS工程师、项目经理、技术负责人、资料管理员等。
* **关键岗位全覆盖**：对于乙级测绘单位，涉及数据生产、处理、保管的岗位员工，原则上都应签订。
* **保密责任书/协议内容**：
* 保密范围（明确哪些信息属于保密范畴，如涉密测绘成果等）。
* 保密义务和责任。
* 保密期限（通常在职期间及离职后一定年限内，如2-3年）。
* 违约责任（如造成泄密需承担的赔偿责任）。
* 竞业限制条款（如适用，需约定经济补偿）。
* **重要性**：
* **明确责任**：让员工清楚知晓其保密义务和法律后果。
* **法律保障**：为单位在发生泄密事件时追究员工责任提供法律依据。
* **资质要求**：是测绘资质现场审查和动态监管的必备材料。
### **二、 培训记录需保存多久？**
**保密培训记录需要长期保存，建议至少保存5年，或与员工的劳动关系存续期间及离职后保密义务期满后相当的时间。**
* **保存要求**：
* **记录内容**：应包括培训时间、地点、主题（如“测绘地理信息安全保密规定”）、主讲人、参训人员名单（需本人签到）、培训内容提纲或课件、考核情况（如有）等。
* **形式**：纸质或电子形式均可，但需确保真实、完整、可追溯。
* **保存期限**：
* **无全国统一硬性规定**，但根据《中华人民共和国档案法》和《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，与人员管理、安全保密相关的记录属于重要档案。
* **行业实践与建议**：
* **至少5年**：这是一个普遍接受的期限，足以应对大多数监督检查和潜在的法律纠纷。
* **与保密义务期挂钩**：如果保密协议中规定了离职后2年的保密期，那么该员工的培训记录应至少保存到其离职后2年。
* **长期保存**：对于核心涉密人员或关键项目参与人员，建议进行永久或长期归档。
* **重要性**：
* **证明履职**：是单位履行了保密教育和管理职责的直接证据。
* **应对检查**：在保密行政管理部门或测绘资质主管部门的监督检查中，培训记录是必查项。
* **责任界定**：一旦发生泄密事件，培训记录可以证明单位已尽到告知和教育义务，有助于界定责任。
**总结**：
为确保合规并有效防范风险，鹤壁市的测绘单位应在员工入职时，对相关岗位人员**强制签订保密责任书**，并**定期组织保密培训，详细记录培训情况并长期妥善保存**。这是建立健全单位保密管理体系的基础环节。