### **1. 员工入职时是否必须签订保密责任书？**
**是的，对于接触或可能接触涉密测绘成果的员工，入职时必须签订保密责任书（或称保密承诺书）。**
* **法律与资质要求**：《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国测绘法》以及《测绘资质管理办法》均要求测绘单位加强对涉密人员的管理。签订保密责任书是落实保密责任、明确保密义务的法定形式，是申请和维持测绘资质的**必备条件**。
* **适用范围**：
* **核心涉密岗位**：如资料管理员、技术负责人、项目负责人、直接处理涉密数据的内业处理人员、外业测量中接触涉密地形图的人员等，**必须签订**。
* **一般岗位**：即使是行政、人事、财务等不直接接触核心涉密数据的员工，如果其工作可能间接接触到单位的商业秘密（如客户信息、项目报价、核心技术方案等），也应签订包含保密条款的劳动合同或单独的保密协议。对于测绘单位，由于行业特殊性，通常要求**所有正式员工**在入职时签订保密责任书，以覆盖所有潜在风险。
* **内容**：保密责任书应明确员工的保密义务、保密范围（国家秘密、商业秘密）、保密期限（通常在离职后仍需保密）、禁止行为（如不得擅自复制、外传数据）、泄密责任以及违约后果等。
* **法律效力**：签订保密责任书是建立保密法律关系的关键证据，一旦发生泄密事件，可作为追究员工责任的依据。
### **2. 保密培训记录需保存多久？**
保密培训记录作为单位履行保密管理职责的重要证据，**应当长期保存，建议至少保存至员工离职后5年，或与员工的劳动合同关系存续期间及终止后5年。**
* **保存依据**：
* **管理需要**：培训记录是证明单位已对员工进行了保密教育和资格审查的直接证据，是内部管理和应对检查（如资质审查、保密检查）的必备材料。
* **追责依据**：若发生泄密事件，培训记录是判断单位是否尽到管理责任、员工是否明知保密义务的关键证据。长期保存有利于追溯历史责任。
* **行业惯例**：在质量管理体系（如ISO 9001）和资质管理中，重要的管理记录通常要求保存较长时间（3-5年或更长）。
* **具体建议**：
* **在职期间**：所有员工的保密培训记录（包括签到表、培训内容、考核记录、培训照片等）必须完整归档。
* **离职后**：员工离职后，其保密培训记录应继续保存**至少5年**。这是比较稳妥和普遍接受的做法，足以覆盖可能的追溯期。
* **电子化保存**：建议将培训记录电子化（扫描或拍照），并存储在安全可靠的服务器或云端，做好备份，防止丢失。
**总结**：
* **签订保密责任书**：是测绘单位对涉密人员（通常为所有正式员工）进行管理的**强制性要求**，必须在入职时完成。
* **保存培训记录**：应作为重要档案**长期保存**，**建议至少保存到员工离职后5年**，以满足管理、审查和追责的需要。