测绘企业确保在项目完成后妥善保存相关文件资料，对于保证数据安全、便于日后查阅以及符合法律法规要求都至关重要。以下是一些具体的措施和建议：
1. **建立档案管理制度**：制定详细的档案管理规定，明确各类文件资料的保存期限、责任人及其职责等。这包括但不限于项目合同、技术方案、原始数据记录、处理过程文档等。
2. **分类存储**：根据文件类型（如纸质文档、电子文档）、重要性及使用频率进行分类存放。例如，报告可以采用双重备份的方式，既保存纸质版也保存电子版；而一些日常的工作记录则可以选择电子化存储以节省空间。
3. **物理保护措施**：
- 确保存放地点具备防火、防水、防虫等功能。
- 对于特别重要的文件资料，考虑使用专门的安全柜或保险箱来保管。
4. **数字化与加密**：将纸质文件扫描成数字格式，并对敏感信息进行加密处理，以防未经授权的访问。同时，定期检查和更新存储介质，避免因硬件老化导致的数据丢失。
5. **权限控制**：设定严格的访问权限，仅允许授权人员查看或修改特定的文件资料。通过身份验证机制（如密码、指纹识别等）限制访问权限，保障信息安全。
6. **定期审查与维护**：定期对保存的文件资料进行审查，确保其完整性和准确性。同时，也要定期检查存储设备的状态，及时修复或替换有问题的部分。
7. **灾难恢复计划**：制定并实施应急响应预案，针对可能发生的自然灾害或其他突发事件准备相应的应对措施，比如异地备份、云端存储等方法来防止数据永久丢失。
8. **遵守法律法规**：了解并遵循国家关于档案管理的相关法律法规，如《中华人民共和国档案法》等，确保所有操作都在法律框架内进行。
9. **培训员工**：加强对员工的教育和培训，提高他们对档案管理工作重要性的认识，教授正确的文件管理和保密知识。
通过上述措施，测绘企业可以有效地确保项目完成后相关文件资料得到妥善保存，既能满足内部管理需求，又能符合外部监管的要求。