招标文件是招标企业的行动指南,也是投标企业须遵循的规则。它应提供投标人在参加投标时所需要的一些情况,其繁简程度与招标项目的规模有关。招标项目复杂而且规模较大的,招标文件的叙述就会准确、详细、清楚;招标项目简单而规模较小的,招标文件的叙述可能相对会简单一些。
投标人须知是招标人向投标者告之关于投标的注意事项,使投标者清楚的了解投标的注意事项,投标须知中通常包含以下内容:项目名称、业主名称、资金来源、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件份数、投标报价方式、投标地址、截标日期、投标有效期等主要内容。
在上面已经简单的介绍了投标文件的重要性,在此不再重复,下面就投标文件的制作着重说明。制作投标文件的前期准备工作,拿到招标文件后就要仔细阅读招标文件,确保招标文件的每一页甚至是每一行中的每个字都要看到,一本招标文件应仔细的反复阅读,要保证无漏项并能正确的理解招标文件的内容及要求。
在看完招标文件后要及时找出其中的问题,明确了解投标文件的截至日期、招标代理机构的名称联系人及联系方式、投标文件递交的时间和地点、投标保证金的金额、投标保证金的递交形式(银行支票、汇票、现金还是其它)、投标文件份数、投标报价方式、预算编制中应注意的事项、技术部分中是否有特殊的要求、需要的资质及是否需要这些资质的原件、开标时的出席人、是否需要项目经理同时出席等等事项都应熟记于心。
一方面。我们在做标书时会以其中的某些问题作为制作标书的指导性原则,如:招标文件中若规定投标文件中所提供的人员证件须为彩色扫描输出件。那我们在做标书时就绝对不会插进黑白的复印件。另一方面,只有及时了解招标文件中的需要,我们才能为日后的准备工作留出时间.如:假如招标文件中规定,开标时项目经理必须出席。那我们就必须要提前与公司联系,协调之间有可能出现的一些问题。
这一点相当的重要,如果各部分时间段制定的不合理,那就会产生一系列的不良后果,而这些不良后果的出现很可能导致整个投标项目的失败。.因为在划分的每个时间段中,时间过紧会使前期的准备工作不充分,所做的标书自然会有所欠缺,举例说明,在标书制作的20天过程中,如果预算部分的内容特别多,工作量相当大,那么留出5天的时间给预算部完成预算的制作就会显得相当的困难,,即使预算部通宵达旦的工作,那做出来的预算也只能是漏洞百出、差强人意.。